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Qu’est-ce-qu’un Open Event ?

Date de publication : 02 juillet 2020 Auteur : Elodie Geoffroy

Parmi les différents pôles qui composent OTL et travaillent autour de l’innovation touristique, le pôle « Event » organise ainsi divers événements professionnels autour de cette thématique, sous différents formats. Conférence expert, marathon créatif, Living Lab mobile, Open Event … Le but ? Rencontrer des talents, réseauter, inspirer, cocréer pour engendrer et favoriser l’innovation.

Les Open Events sont des journées basées sur des rencontres entre professionnels du tourisme. Ce format dynamique imaginé par OTL s’étend sur une journée avec un programme riche.

La particularité de ce programme d’événementiel est de lier l’innovation à une thématique spécifique du tourisme : l’œnotourisme, l’hôtellerie, l’itinérance, la mobilité, la médiation culturelle… Par exemple, la prochaine édition spéciale « Œnotourisme, Innovation & Business », qui aura lieu le 14 septembre 2020 au Château l’Hospitalet, abordera le thème de l’œnotourisme durable.

L’objectif premier est de proposer un écosystème de professionnels, partenaires et experts, qui apporte du contenu à haute valeur ajoutée sur une problématique touristique. Le second objectif est de mettre en relations les professionnels et institutionnels du tourisme avec des startups pouvant répondre aux enjeux et défis actuels.

Le programme de la journée s’inscrit dans ces deux objectifs. Durant la matinée, la parole est donnée à des experts lors des tables rondes. Les conférenciers apportent ainsi des réflexions de fond sur thème de la journée et offrent une vision prospective du tourisme de demain et de l’innovation. Après un déjeuner convivial, l’après-midi est d’avantage consacré aux rencontres et échanges. Un showroom des startups met ainsi en avant les solutions innovantes liées à la verticale de l’Open Event, permettant aux structures professionnelles de faire évoluer leurs offres. Des rendez-vous d’affaires, pré-programmables en amont de l’événement génèrent des rencontres riches et des collaborations entre les participants. Le format intimiste des Open Events, de 200 à 300 participants, est ici une réelle valeur ajoutée, puisqu’il facilite et favorise les échanges constructifs et les coopérations entre les professionnels présents. Enfin, des ateliers participatifs, apportent des outils nécessaires pour monter en compétences et développer ses projets touristiques.

Focus sur l’Open Event « Œnotourisme, Innovation, Business »

OTL organise cette année la 3ème édition de son Open Event « Œnotourisme, Innovation Business ». Comme son nom l’indique, cet événement est dédié à l’œnotourisme, une tendance forte et dynamique et un secteur en plein essor. L’Open Event vise ainsi à créer des échanges entre les professionnels et institutionnels du vin et du tourisme mais aussi avec les startups innovantes dans ces domaines. Ces rencontres participent à la construction de nouvelles solutions pour la mise en tourisme des terroirs.

« L’Open Event Œnotourisme est un événement enrichissant pour les vignerons sur bien des aspects. Grâce à cette journée, j’ai pu partager l’expérience oenotouristique des Vignobles Bonfils, entamer un partenariat avec une startup, prendre contact avec des institutions, … une journée productive, sympathique et très bien organisée par les équipes d’OTL. » Mélanie Ceysson, Vignobles Bonfils.

En 2019, l’Open Event avait réuni plus de 200 participants, généré 320 rencontres, et 160 rendez-vous B2B avait été préprogrammés. L’édition 2020 sera consacrée à l’Œnotourisme Durable et aura lieu le 14 septembre prochain au Château l’Hospitalet Narbonne. Les inscriptions sont ouvertes sur la plateforme.

Derrière les Open Events : L’expertise en ingénierie de projet évènementiel

Les Open Event résultent d’un travail d’ingénierie en événementiel imaginé par OTL. Le pôle Event, spécialisé dans les événements professionnels thématisés tourisme, propose ainsi son expertise dans l’organisation de projets événementiels. Cette expertise se présente sous la forme de conseils d’abord, puis de réponses aux besoins logistiques, comme le choix du lieu et des prestataires. Elle se compose également d’une étude budgétaire et de la production d’un rétroplanning complet pour mieux piloter l’évènement.

– Afin de répondre à des problématiques d’organisation, une plateforme d’inscription est mise en place, où les participants peuvent trouver les informations sur l’événement, s’inscrire, payer mais également prendre leurs rendez-vous B2B en avance avec d’autres participants.

Puisque la communication est capitale dans l’événementiel, OTL créée des supports print (affiches, brochures) et des visuels web, adaptés pour les réseaux sociaux et les sites internet.

–  Lors d’un événement professionnel, bien cibler les participants et s’assurer de la qualité des intervenants paraît également primordial. Ainsi, OTL mobilise les startups de son écosystème et ses partenaires, et fait appel à des experts conférenciers reconnus.

L’expertise du pôle Event permet d’organiser des événements réunissant les professionnels pour des moments autant conviviaux que constructifs. Car à OTL nous pensons que les événements professionnels participent à la cocréation et l’innovation.

Ainsi, les Open Events permettent de générer des synergies entre les différents acteurs du tourisme et de réfléchir ensemble afin d’apporter des solutions concrètes, efficientes et innovantes pour le tourisme de demain.

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