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Télétravail : les outils de collaboration à distance

Face à la crise du COVID_19, les méthodes de travail et de collaboration changent : le télétravail est devenu une norme. Pour travailler au mieux à distance avec les prestataires, les partenaires, les collaborateurs, il est nécessaire d’être efficient, de bien communiquer et de veiller au bon déroulement de votre projet


De nombreux outils collaboratifs existent, facilitant alors : la communication interne – la gestion de projet – les réunions – le partage de fichiers – le brainstorming.

Dans cette période particulière, nous tenons à partager avec vous les outils de travail collaboratif les plus connus et accessibles.

 



MESSAGERIE – COMMUNICATION INTERNE

Bien que mails et les appels facilitent la communication à distance, ils peuvent paraître parfois trop abondants, pas assez clairs et pas assez directs. Il existe ainsi plusieurs moyens pour communiquer plus facilement avec ses collaborateurs.


Slack : Messagerie instantanée pour communiquer avec ses collaborateurs

Slack est une application de messagerie instantanée pour les entreprises. Son objectif ? Communiquer directement avec une personne en particulier ou votre équipe. Cela évite la surabondance d’échange par mails. C’est idéal pour parler avec vos collaborateurs et ainsi différencier les canaux pour votre vie privée (sms, whatsapp..) et professionnelle. En un clic, chacun intervient et peut joindre des photos, PDF, etc. Vous pouvez travailler en équipe grâce aux « chaînes ». Les chaînes vous permettent de vous organiser au sein de votre entreprise, par département, projet ou autres. Par exemple à OTL nous avons une chaîne pour chaque promotion de startup et chaque pôle ! 

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Accès :  Slack s'utilise aussi bien depuis les ordinateurs qu'avec un smartphone. Les outils tels que Google Drive, DropBox ou encore Trello peuvent aussi être intégrés dans Slack afin de vous faire gagner du temps. La version suffit amplement pour les petites équipes. La version pro coûte à partir de 6,25 euros/mois et par utilisateur.


LOOM : L’efficacite de la communication par la video

Loom est une extension chrome qui vous permet d’enregistrer votre écran et/ou votre webcam. Quel intérêt d’enregistrer mon écran ? On a tous connu les longs messages textes pour décrire le plus précisément possible ce que l'on souhaite, ce que l’on veut expliquer… Loom apparaît comme l’outil idéal puisque vous pouvez enregistrer votre écran et donner des explications à l’oral. C’est un gain de temps et d’efficacité sachant que nous parlons 6 à 7 fois plus rapidement que l'on écrit ! Ainsi Loom peut être utilisé pour faire un retour rapide à un collègue sur un document de travail, expliquer la manière dont fonctionne un outil, briefer un prestataire … Une fois la vidéo enregistrée, il vous suffit de partager le lien de la vidéo via n’importe quel canal (mail, slack…).

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Accès : Comme toutes les applications web, elle existe en version gratuite (mais limitée) et payante. La version gratuite permet d’enregistrer autant de vidéos que vous voulez et la qualité des vidéos reste acceptable (720p). La version pro à 5 dollars par mois offre une meilleure qualité et beaucoup plus d'options.

 



GESTION DE PROJETS - MANAGEMENT
 

Manager une équipe à distance, avoir une visibilité sur les actions de chacun et l’avancée d’un projet n’est pas une chose simple. Divers outils de gestion d’équipes et de projets, collaboratifs et très pratiques existent pour vous aider !


Trello : Organiser ses tâches et gérer un projet

Trello est un outil en ligne ou une application mobile qui permet aux équipes de collaborer sur des projets communs. C’est l’outil de gestion de tâches le plus simple et répandu pour les professionnels du web. Le principe : organisez vos projets sous forme de tableaux, composés de listes en colonnes, qui répertorient des tâches sous formes de cartes. Ces cartes/tâches peuvent être assignées à des utilisateurs et permet ainsi de se retrouver dans « qui fait quoi ». Vous pouvez par exemple, créer des tableaux par projets, et dans ces tableaux, avoir des colonnes « À faire », « En cours », « Rendu » et « Validé ».  Très visuel et pratique, son interface permet de déplacer les cartes d’une colonne à l'autre d'un simple “glisser-déposer” et dans lesquelles il est possible d'ajouter un fichier, une check-list et des dates limites.  Très utile pour voir plus clair dans le management d’une équipe !

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Accès :  Avec cet outil de travail collaboratif vous pouvez partager jusqu’à 10 Mo de fichiers gratuitement. Trello permet de synchroniser avec d’autres application ( Slack, Google Drive, Salesforce…). Ces “power-ups” permettent d’enrichir Trello. Comme par exemple l’estimation de la durée d’une tâche, d'un système de vote pour votre équipe, de la possibilité de créer des collections...etc. Malheureusement, la version gratuite ne permet de synchroniser qu'un seul “power-up”. Il faudra ensuite passer à la version payante à 10 dollars par utilisateur et par mois pour profiter de l'intégration illimitée d'applications.



Asana : une variante pour la gestion de projet

Créé par l’un des cofondateurs de Facebook, Asana permet de créer des espaces de travail qui correspondent à autant de projets que vous souhaitez. Vous pouvez ensuite y ajouter des tâches et les attribuer aux membres de l'équipe avec un ordre de priorité et une date limite. L'interface se veut très visuelle et l'intégration d'autres outils de travail comme Dropbox, Google Drive ou Zendesk facilite les échanges de documents entre collaborateurs. Un système de chat est également disponible. Asana permet également de créer et synchroniser des calendriers, rendant plus visible les échéances et les disponibilités des collaborateurs.

Accès : La version gratuite permet de travailler en équipe jusqu'à 15 personnes. Pour une plus grande la version payante est disponible à partir de 11€ par mois. Asana est disponible en version web, mais également sur Android et iOS.

 



VISIOCONFERENCES - REUNION

Bien que des outils comme Slack et Loom facilitent toute communication à distance, ils ne remplacent pas les réunions. Les applications de vidéoconférence sont ainsi essentielles pour garder un minimum de contact humain que cela soit avec ses collaborateurs ou ses clients. En plus, elles vous permettent de faire des appels à plusieurs !

 
Zoom : La référence pour les vidéoconférences et reunions pros.

Ce logiciel de vidéoconférence et de réunions en ligne est une vraie référence chez les professionnels. Plus complet et plus stable que Skype, Zoom permet de regrouper dans une seule “salle virtuelle” un très grand nombre de participants. Il est également possible d’enregistrer la visio pour la visionner plus tard. Son intégration avec de nombreuses applications permet par exemple de l’intégrer directement dans votre agenda. Pour avoir accès à zoom, l’utilisateur doit créer un compte.  

Accès  : Zoom propose une version gratuite qui permet d’accueillir jusqu’à 100 participants limitée à 40 minutes et pendant une durée illimitée pour les réunions à deux personnes. Pour les besoins supérieurs, la version pro commence à 13,99€ par mois et par utilisateur et offre beaucoup plus d’options.


Whereby : La visio sans creation de compte

Contrairement à Skype et Zoom, Whereby ne nécessite pas une création de compte. Il fonctionne grâce à un lien unique : celui de votre « room ». Il suffit de se rendre sur le site Whereby, de créer une « room » pour votre vidéoconférence et de partager le lien aux personnes que vous souhaitez inviter, sans qu’ils aient besoin de télécharger quoi que ce soit ou s’enregistrer. Cela peut être pratique si l’un de vos partenaires, prestataires ou client n’utilisent pas Skype ou autres outils de visioconférence.

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Accès
 : La version gratuite de Whereby permet de créer jusqu’à une « room ». Dans le cas où vous adoptez la solution pour tous les collaborateurs, il faudra prendre la version payante pour créer plusieurs « rooms ».

 

 




PARTAGE DE FICHIERS

Le partage de fichier est essentiel dans une entreprise pour bien s’organiser et transmettre les informations ! Les fichiers en lignes sont d’une grande aide quand vous n’êtes pas dans votre bureau ou que vous devez envoyer un document à un collègue.


Google Drive : La solution de base

Si vous utilisez Gmail, vous avez droit à 30 gigas gratuits d’espace de stockage sur Google Drive. Google Drive reste très abordable pour les entreprises (et moins cher que Dropbox).  Pouvant s’organiser en dossier, il est astucieux de l’organiser par pôles d’activités ou projets pour mieux s’y retrouver quand on cherche un document. Cela permet aussi de partager des fichiers trop volumineux pour les mails, via l’envoi d’un simple lien. Accessible partout via votre compte gmail, vous pouvez consulter vos documents partout tant que vous avez de la connexion !  

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Accès : La version Business est disponible pour 10,40 € par mois et offre un stockage dans le cloud illimité, une adresse mail professionnelle et bien d’autres options.


Dropbox : Pour stocker et partager vos fichiers

Concurrent connu de Google Drive, Dropbox permet de stocker vos fichiers en ligne et de les partager avec qui vous voulez.  Une fois son compte créé et ses dossiers rangés dans Dropbox, il permet de travailler sur des documents présents à la fois sur le disque dur de son ordinateur et dans le cloud partagé. Hors connexion, on peut modifier ses dossiers, qui seront mis à jour avec l’ensemble de ses appareils dès qu’on sera à nouveau en ligne. En cas de perte ou de vol de son ordinateur, il peut effacer ses données à distance.

Accès : version gratuite est limitée pour la version pro il faut compter 10 euros par mois et par utilisateur.


Smash pour le partage de fichiers volumineux

WeTransfer est une solution connue qui vous permet d’envoyer gratuitement des fichiers volumineux. Mais des services sécurisés et en français sont également disponibles. C’est le cas de Smash. La page pour envoyer les fichiers est très simple : un bouton au milieu de l’écran dans lequel on fait glisser le fichier en question.  Gratuit, sans limite  de poids, sans inscription, les fichiers peuvent être partagés par mail, Slack ou avec un lien. Il faut tout de même faire attention aux délais de téléchargement : le fichier est disponible pendant 14 jours. 

 

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Accès : La version gratuite sera suffisante puisque le poids est sans limite


 



BRAINSTORMING - CRÉATION COLLABORATIVE

La collaboration et le brainstorming sont des leviers pour booster la créativité et l’efficacité d’un projet. Des outils en ligne vous permettent de créer, proposer vos idées, les écrire en même temps que vos collaborateurs.


Mural : mur et post-it virtuels

Mural est un outil de travail collaboratif très utile pour le brainstorming et la création en groupe. Sur un mur virtuel, vous pourrez chacun proposer des idées sous forme de post-it et les organiser comme vous voulez. Comme en réunion devant votre tableau et vos post-its, mais en ligne ! Pour illustrer vos idées, il est également possible de partager des photos ; vidéos, des liens ou encore des fichiers Word ou Adobe. Un historique des modifications permet de facilement se retrouver dans les différentes versions. De plus, Mural est compatible avec d’autres outils de travail collaboratif tels Google Drive.

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Accès : Mural.ly propose une version gratuite limitée qui permet de le teste. Pour quelques euros par mois, vous aurez accès à une version complète et illimitée.

Mindmeister : carte mentale visuelle

Une idée, un projet est parfois plus simple à exprimer de manière visuelle. La technique de la carte mentale est bien connue pour développer un sujet. La carte mentale (mind map) aide à cerner et à organiser ses idées autour d’un sujet pour mieux se situer. Grâce à cette structure, on visualise et contrôle mieux le projet. Mindmeister propose d’éditer des cartes mentales en ligne, afin de partager ses idées via le cloud : idéal pour le brainstorming ! Une fois la carte mentale créée, il suffit de la partager à ses collaborateurs qui peuvent la modifier en ligne. Les cartes mentales en ligne permettent ainsi de faciliter le travail en équipe autour d’un projet, en illustrant clairement les informations par l'ajout de couleurs, d'illustrations, de diagrammes…


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Accès
 :  La version gratuite permet de créer jusqu’à 3 cartes mentales et de collaborer en temps réel. Les versions supérieures vont de 5 à 12 euros par utilisateur et par mois.


Les outils Gsuite : Google doc, Google slide, Google drawing…

Là encore, Google Suite peut être intéressant pour la création collaborative et le brainstorming. Sur Google Drive vous pouvez créer des documents, des formulaires, des tableurs, des diaporamas et même des dessins et des maquettes de site en ligne. Chaque membre peut apporter des modifications ensemble et en temps réel.  On peut également communiquer via le chat intégré et faire des commentaires. Essentiel pour un travail collaboratif !


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Nous espérons que cette liste non-exhaustive vous aidera. Il est important de rappeler que l’outil parfait n’existe pas. Il convient alors de trouver un mix qui correspond à ses besoins, et de bien l’intégrer dans son travail.

N’hésitez pas à regarder les dernières actualités concernant les outils de collaborations. En effet, face aux problèmes posés par l’épidémie, certaines entreprises proposent des essais gratuits pour aider la population à télétravailler et à communiquer à distance. Ainsi, Microsoft propose une offre d’essai gratuite valable 6 mois pour la version premium de son outil Teams. Les fonctionnalités de meeting de G Suite Advanced et les vidéo-conférence de Hangouts Meet sont elles aussi disponibles gratuitement.   

Les outils en ligne sont essentiels pour collaborer, organiser, co-créer … surtout en temps de crise !
La team OTL vous souhaite bon courage à tous, n’hésitez pas à partager vos outils de collaboration/télétravail et nous faire des retours.

Face à la situation actuelle serrons nous les coudes et collaborons, même à distance !

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